Das sind die wichtigsten praktischen Tipps, um erfolgreich eine Videoschulung durchzuführen.
Viele Schulungskräfte haben schon die Erfahrung gemacht, dass die Durchführung einer strukturierten Schulung per Video gar nicht schwierig ist. Hier kurz die wichtigsten Informationen, wie die Umsetzung einer Videoschulung einfach gelingen kann.
❶. Schritt:
Positive Einstellung zur Videoschulung
Verharren Sie nicht in alten Gewohnheiten, sondern sind Sie offen für neue, zeitgemäße Formate. Argumente wie "Wir haben schon immer Präsenzschulungen angeboten, warum sollen wir das ändern?", "Die meisten Patienten sind doch gar nicht technikaffin" oder "Warum etwas ändern, wenn es doch in der Praxis gut läuft" sind verständlich, zeigen aber auch, dass Sie nicht offen sind für Neuerungen. Das beste Argument für eine Videoschulung lautet: Viele Menschen mit Diabetes – rund ein Drittel – präferieren aus verschiedenen Gründen eine Videoschulung und daher sollten Sie die Bedürfnisse ernst nehmen und für diese Gruppe ein entsprechendes Angebot vorhalten. Die Gründe für die Präferenz einer Videoschulung können vielschichtig sein. Etwas weil sich diese besser in den Alltag integrieren lässt, die Fahrtzeit zur Praxis wegfällt oder Personen schlichtweg im Beruf schon die Erfahrung gemacht haben, dass viele Dinge, die wir uns vor der Coronapandemie kaum vorstellen konnten (z.B. Teambesprechungen), per Video gut funktionieren. Sagen Sie sich daher besser: "Ich bin offen für Neues und probiere die Videoschulung einmal aus", oder "Der Wunsch von Patienten ist für mich das wichtige Argument, eine Videoschulung anzubieten" oder schlichtweg "Lass es mich ausprobieren und eigene Erfahrungen damit machen". Es ist immer besser "Vor-Urteile" durch persönliche Erfahrungen, eigene "Urteile" zu ersetzen.
❷. Schritt:
Technisches Equipment besorgen
Für die Videoschulung brauchen Sie keine besondere technische Ausstattung. Im einfachsten Fall nutzen Sie einfach die Kamera und den Lautsprecher Ihres Laptops. Es empfiehlt sich jedoch, für die Videosprechstunde einen guten Lautsprecher, eventuell auch eine externe Kamera zu nutzen. Beide Ausstattungen sind für einen bescheidenen Betrag zu erwerben. Eventuell ist die Anschaffung einer speziellen Beleuchtung für das Videoformat sinnvoll. Zudem ist es wichtig, einen Internetanbieter zu wählen, der eine stabile Datenübertragung gewährleistet. Insgesamt muss die eingesetzte Technik und die elektronische Datenübertragung eine angemessene Kommunikation gewährleisten.
❸. Schritt:
Zertifizierten Videoanbieter auswählen
Mit den üblichen Videoanbietern wie Zoom, Teams oder Webex dürfen Sie keine Videoschulung durchführen, da diese nicht den strengen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen für eine Videosprechstunde oder-schulung entsprechen. Diese erfüllen nur durch die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) zertifizierte Anbieter von Videosprechstundenlösungen, die gewährleisten, dass die Videosprechstunde während der gesamten Übertragung Ende-zu-Ende verschlüsselt ist, den Anforderungen des Datenschutzes entspricht und werbefrei ist. Die Kosten für einen KBV-zertifizierten Videoanbieter variieren je nach Anbieter, der Anzahl der Nutzer, der Funktionen des Systems (z.B. Integration in ein Praxisverwaltungsprogramm) und zusätzlichen Leistungen (z.B. zusätzliche Features, Support).
❹. Schritt:
Privatsphäre achten
In den Anforderungen der KBV zur Videoschulung wird auch erwähnt, dass die Videosprechstunde in Räumen stattfinden muss, die ein hohes Maß an Privatsphäre bieten. Achten Sie darauf, dass sich nicht andere Personen im Raum befinden, um die Vertraulichkeit der Videosprechstunde zu gewährleisten, da z.B. der Klarname der Patientin oder des Patienten für Sie erkennbar sein muss. Im Prinzip sollte die Videosprechstunde wie eine normale Sprechstunde vertraulich und störungsfrei verlaufen.
❺. Schritt:
Auf gute Beleuchtung achten
Vermeiden Sie nach Möglichkeit Deckenbeleuchtung und künstliches Licht, da dies einen Schattenwurf und eventuell auch ein Flimmern erzeugen kann. Besser ist die Verwendung von natürlichem Licht, was möglichst von vorne Ihr Gesicht beleuchtet. Positionieren Sie sich daher nach Möglichkeit mit dem Gesicht zu einem Fenster, das nach Norden gerichtet ist. Verwenden Sie möglichst weiches oder indirektes Licht, das über einen Lampenschirm oder eine weiße Wand gestreut wird, um harte Kontraste zu vermeiden. Wenn Sie eine spezielle Beleuchtung für Videoaufnahmen benutzen – hier gibt es im Fachhandel zahlreiche Angebote – wählen Sie nach Möglichkeit eine mittlere Farbtemperatur (ca. 5.500 Kelvin), da dies Ihre Haut natürlich erscheinen lässt.
❻. Schritt:
Hintergrund einstellen
Für eine Videokonferenz ist ein homogener Hintergrund sinnvoll. Versuchen Sie den Raum, in dem Sie sich befinden, so zu gestalten, dass er ordentlich aussieht. Entfernen Sie nach Möglichkeit störende Objekte und schaffen eine angenehme und ruhige Atmosphäre. Im Idealfall setzen Sie sich vor eine einfarbige Wand, verwenden einen im Fachhandel erwerbbaren professionellen Hintergrund oder nutzen Sie einen virtuellen Hintergrund, wenn diese der Videoanbieter anbietet.
❼. Schritt:
Infoblatt und Einverständniserklärung für Patienten
Die Patientin oder der Patient muss für die Videosprechstunde seine Einwilligung abgeben und daher vorab über den Ablauf und die rechtlichen Bedingungen der Videosprechstunde aufgeklärt werden. Hierzu können Sie vorformulierte Infoblätter nutzen, zum Beispiel von der KBV (https://www.kbv.de/media/sp/Patienteninformation_Videosprechstunde.pdf). Erläutern Sie dem Patienten, dass die Schulung ähnlich abläuft, wie in der Praxis, nur dass der Austausch am Bildschirm erfolgt und sich alle Teilnehmer an getrennten Orten befinden. Erläutern Sie kurz das für eine Videoschulung notwendige technische Equipment – ein Computer, Tablet oder Smartphone mit Bildschirm oder Display, Kamera, Mikrofon und Lautsprecher sowie eine Internetverbindung sind ausreichend. Betonen Sie, dass der Teilnehmer keine besonderen technischen Fähigkeiten benötigt und auch kein spezielles Programm auf dem Computer, Smartphone installiert werden muss. Entweder lassen Sie den Patienten eine Einwilligungserklärung zur Nutzung der Daten über den Videodienst unterschreiben oder der Videodienstleister bittet beim Einwählen automatisch um die Einwilligung, die automatisch abgespeichert wird.
❽. Schritt:
Terminvereinbarung, Patientenmaterialien
Vereinbaren Sie mit dem Schulungsteilnehmer den Termin zur Schulung und drucken Sie ihm die Einwahldaten aus, schicken Sie ihm diese per Mail, SMS, Fax oder per Post. Bitten Sie ihn, sich ca. 10 Minuten vorab einzuwählen. Geben Sie dem Teilnehmer die für die Schulung notwendigen Materialien (z.B. Patientenbuch, Arbeitsblätter) mit oder schicken Sie ihm diese vorab zu. Zukünftig wird es auch möglich sein, die Schulungsbücher im eBook-Format und die Arbeitsblätter als beschreibbare pdf-Formulare dem Teilnehmer zuzuschicken.
❾. Schritt:
Technikcheck vereinbaren
Nutzt ein Teilnehmer zum ersten Mal eine Videoschulung oder -sprechstunde, ist es sinnvoll, vorab einen kurzen Technikcheck zu vereinbaren, damit der Start und der Verlauf der Schulung nicht immer wieder durch technische Probleme unterbrochen wird. Dieser kann durch eine andere Person als die Schulungskraft durchgeführt werden. In dem kurzen Technikcheck wird zusammen mit dem Teilnehmer kurz überprüft, ob eine stabile und schnelle Internetverbindung vorliegt und die Kamera und das Mikrofon funktionieren. Auch besprochen wird, wie der Teilnehmer sich stumm- und lautschalten oder ggf. den Bildschirm teilen kann.
❿. Schritt:
Durchfühung der Videoschulung
Alle Teilnehmer wählen sich bei dem Videodienstanbieter ein. Schalten Sie den Teilnehmer, der erst in den Online-Warteraum gelangt, zu der Schulung hinzu. Um störende Hintergrundgeräusche zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Teilnehmer zu bitten, ihr Mikrofon auszuschalten, wenn sie nichts sagen möchten, oder schalten Sie als Moderatorin, Moderator die Teilnehmer mit Hintergrundgeräuschen stumm. Ebenso sollten alle Teilnehmer ihre Kamera eingeschaltet lassen. Es hilft jedoch, Teilnehmer mit schlechter Übertragungsqualität zu bitten, ihr eigenes Videobild (Kamera) auszuschalten.
Achten Sie darauf, dass zu Beginn jeder Teilnehmende zu Wort kommt, damit alle die Scheu vor der Technik verlieren. Versuchen Sie, die Schulung durch Methodenwechsel und interaktive Elemente kurzweilig zu gestalten. Nutzen Sie die technischen Möglichkeiten Ihres Videoanbieters (z.B. Chatfunktion, Kleingruppen, Umfragetools, Whiteboard, Wortwolken). Praktische Schulungseinheiten sollten von Ihnen als Schulende/r oder von den Teilnehmern vor der Kamera demonstriert werden (z.B. Vorführung der Funktionsweise eines Pens, Demonstration der Insulininjektion, Katheterwechsel, verschiedene Nahrungsmittel). Beiträge der Teilnehmer können virtuell oder auf einem Flipchart gesammelt und mit der Kamera gezeigt werden, Ausgefüllte Arbeitsblätter, Blutzuckertagebücher, CGM-Kurven etc. können von den Teilnehmern in die Kamera gehalten, Bewegungsübungen können von allen Teilnehmern vor der Kamera praktisch durchgeführt werden (z.B. mit Teraband).
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Erschienen in: Diabetes-Forum, 2025; 37 (1) Seite 33-35